martedì 27 ottobre 2015

L'agenda per chi ha orari precisi da rispettare

Per molti versi, questa è l'agenda più semplice e la più facile da immaginare. Anche se non abbiamo mai lavorato in un ufficio conosciamo bene la terribile agenda del dentista! Ci sono scritti gli orari e accanto il paziente a cui toccherà la piacevole esperienza :)

Ecco, con tanti orari inderogabili e tassativi, è il sistema migliore e più collaudato. Ma ciò non toglie che si possano aggiungere delle particolarità per farla assomigliare il più possibile a quello che ci serve.
Intanto assicuriamoci che sia bella fuori, e queste che mi sono balzate all'occhio cercando le agende settimanali, già sono molto accattivanti: gufetti!!!
(1 www.librieprofessioni.it  - link immagine
2 www.amazon.it - link immagine 2)

- SFRUTTARE UN QUARTO D'ORA TRA DUE APPUNTAMENTI PER CONTROLLARE LE MAIL

Se non lavoriamo in un'attività con tutto quel ricambio di clientela, non avremo ogni quarto d'ora impegnato e definito in precedenza. 
Cancelleria di Hello Kitty, indispensabile!!!

Poi scatterà l'arte di incastrare nei tempi morti altri lavoretti intanto che si aspetta l'appuntamento successivo. In questi break limitati è buona norma dedicarsi alla lettura delle mail o alla navigazione "tanto per sapere che cosa succede". Altrimenti si inizia e non si sa quando si smette, sono la prima a perderci le giornate senza accorgermene! Avere un limite di tempo aiuta a darsi una regolata e smettere di essere tanto dipendenti da certe distrazioni virtuali che spesso sono solo una sterile perdita di tempo. Fidatevi, non può succedere nulla di eclatante senza che ne veniate comunque a conoscenza, dalle urla dei colleghi, dalla radio o dalla tv; il resto può aspettare anche la sera.

_QUALE ORARIO COPRE? SOLO IL GIORNO? 

Quindi stiamo parlando di un foglio in cui troviamo stampati in piccolo gli orari della giornata, almeno quelli centrali dedicati abitualmente al lavoro d'ufficio. Se ci serve qualcosa di più flessibile esistono anche modelli con tutte le ore del giorno, perfette per chi fa i turni o lavora con l'estero in teleconferenza, o semplicemente per chi soffre di insonnia e vuole annotare anche quello che fa di notte, se lavora o si dedica alle sue attività principali. 
E' un dettaglio secondario ma poi fa arrabbiare quando devi andare a scrivere tutti i numerini a mano! E anche controllare se ha le mezz'ore oppure no, o se ci sono stampate tante righe per appuntamenti da dieci minuti, altrimenti davvero il caos è assicurato, non puoi mettere cinque persone sulla stessa riga!

_ AGENDA GIORNALIERA O SETTIMANALE?

Se scegliamo la giornaliera, è semplice, un giorno per foglio normalmente. La settimanale può avere vari layout, coi giorni messi in vari modi. Non fa molta differenza ma è importante sapere che c'è la scelta. Qui sotto, dal mio Pinterest (vi ricordo che poi ogni immagine vi porterà al sito relativo, è un'app costruita molto bene) varie strutture ugualmente valide, sta a noi scegliere. Con gli orari o no, con le righe o no, c'è proprio di tutto: 




(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize)

Trovi altri argomenti di organizzazione nella rubrica 12_ Boh and Order
 (clicca sulla barra sotto Dreamer Passion)

Ricordo che dulcis in fundo, il bello deve ancora arrivare perché in rete ci sono talmente tante strutture - e belle, decorate! - che queste qui da ufficio noioso le scarterete all'istante! Non sono grandiose??? 


(Pinterest o link immagine)

Oppure no, perché dicevamo nell'articolo introduttivo che potreste voler scegliere un'agenda che vi dà un'aria professionale e dovreste orientarvi su questo genere, anche se i planner con gli anelli dorati e tanti ciondolini sfiziosi vi fanno letteralmente impazzire!

(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize)

Non sto a proporvi tutti gli altri modelli che esistono in rete perché sono infiniti ed è sufficiente una piccola ricerca di "agenda settimanale" o in inglese "weekly planner" per avere una valanga di risultati interessanti. 


(www.ebay.it)
In questo caso ci sono molti più mesi del necessario, ossia c'è un passaggio graduale dall'estate 2015 al nuovo anno - un po' come ho fatto io, perché nessuno ha le idee chiare il primo gennaio, tutto ubriaco e sconvolto! Sono cose da pianificare con molta attenzione. 

(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize)

La gente ci fa caso, ci studia, ci presta molta attenzione, specie nelle versioni componibili in cui tu ti scarichi le pagine che vuoi, del tipo che pensi che ti serva. Siamo a un livello di elasticità impressionante. 
il planner Erin Condren(link al sito), uno dei più famosi 

Alcuni siti ti vendono un pacchetto di varie strutture da stampare, assortite secondo come credono loro, cose per la casa, cose per gli hobby, foglietti di vario tipo (per le password o per i compleanni)... ma sempre più si va diffondendo la modalità di costruirselo da soli. 
(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize)

Le grandi aziende di agende ad anelli hanno pacchetti già confezionati e si trovano in negozio, ti compri quello che vuoi, ormai è semplicissimo. Un esempio, gli inserti della Filofax:

E ci sono tantissime decorazioni su misura per le caselle delle principali agende in commercio, quasi fosse un album di figurine... E poi ci sono tantissimi adesivi di ogni tipo. Da comprare, da stampare sulla carta adesiva, come vuoi. E poi l'agenda a un certo punto può letteralmente esplodere...







(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize)
                                                   (link image)

(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize)

Ora vi mostro giusto la mia, di agenda, che è un classico gadget del supermercato e per questo l'ho ricoperta e trasformata in ogni modo perché di ricette non me ne può fregar di meno (o comunque ho le mie e allora vorrei lo spazio per scrivere quelle e i nuovi esperimenti, non robe che non proverò mai).

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*Fotografie e disegni di Nadia Semprini Dreamer, 
tutti i diritti riservati

Come potete vedere, la mia Anita vuole recuperare lo spazio che è stato consumato stampando notizie inutili - in questa sono articoli di turismo, l'altra ha, appunto come dicevo, le ricette - e vedrete nei prossimi post di decorazione (altrimenti vado troppo fuori tema) come può coprire tutto.
L'idea generale è questa, poi verrà approfondita altrove:

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*Fotografie e disegni di Nadia Semprini Dreamer, 
tutti i diritti riservati

Le zone centrali rosa vengono adibite a box che spiegano gli appuntamenti nel dettaglio, cambiamenti ecc., poi c'è un pochino di spazio per foto e ricordi (come uno scontrino o la carta di un chewing gum), gli obiettivi se ne abbiamo, per ricordarcene bene (magari con quelle belle frasi di motivazione, scritte in un bel carattere elegante o stampate e appiccicate lì), una lista generica delle cose da fare (perché poi vedrete in uno dei prossimi post, che col sistema GTD Getting Things Done, vi serve proprio un posto dove scrivere continuamente una lista di azioni da fare, tutte quelle che ti passano per la testa e ci vuole spazio!)


Una to do list carina si può scrivere in fogli di questo genere coi cuori, molto graziosi, o sui post it coi pupazzetti:

(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize)

Un'altra variante dell'agenda settimanale è quella da ufficio su un solo foglio, può essere anche grande come il tappetino di pelle da scrivania (e sostituirlo talvolta, per un look meno sciccoso), dove trovano spazio in ogni riga tutte le attività che abbiamo in programma. Qui vado a rubare una foto per darvi un'idea, che così non ce l'ho più. Ne ho avuto uno, una decina di anni fa, ed era bello. Peccato non avere tutti quegli impegni, perché avrebbe funzionato alla grande! 
Eccolo qua, è un blocco a cui si toglie la pagina superiore una volta usata, o si gira sotto se bisogna conservarla: 
(www.dmpromo.it)

Non so se si trovano facilmente, ma credo che qualsiasi rivenditore di prodotti per ufficio le abbia, poi si possono personalizzare e diventa un gadget con il logo ed è un altro discorso, infatti noi le avevamo delle ditte di legname o di ferramenta, non la nostra. Ad ogni modo sono così semplici che si trova facilmente qualcosa di analogo da scaricare dal web. Il formato poi può essere un problema, è più grande di un quadernone aperto per cui se non c'è una postazione fissa di lavoro bella ampia, può diventare un impiccio. Vi mostro delle alternative interessanti più avanti.

(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize - scrapbooking)

Questa sotto è da tavolo ma il formato piccolo, grande poco meno di una tastiera da computer, snella. Ha anche una bella grafica, nei numeri, diversa dal solito: 


(www.intempo.eu)

Avevo anche questo genere, ha la spirale e quindi si gira pagina ad ogni settimana. Per me era poco spaziosa, non sapevo dove scrivere, c'è davvero poco spazio. Non ci sta un disegno, un appunto, niente.
Nella pagina superiore però a volte potete notare spazi per appuntare info utili, tipo le cose da fare, le persone da contattare. Dei box che se si costruisce da soli la propria agenda ideale (anche su word o altri programmi) si possono aggiungere: 


(www.cartashop.com)

Ci sono anche versioni meno spartane che forse mi convincerebbero di più, resta però il fatto che c'è poco spazio. E nemmeno gli orari. Però è bella, non stonerebbe sulla mia scrivania!
(www.cartashop.com)

Proseguendo con la rassegna, se il problema è solo ricordarsi che il sabato e il giovedì Martina ha danza mentre il venerdì e il mercoledì c'è calcio per Samuele e magari sempre il giovedì c'è il corso di decoupage e che il martedì c'è il rientro a scuola e lunedì Matteo ha catechismo, allora può bastare.

Potrebbero starci tutte le informazioni... anzi, possiamo fare meglio: una mamma organizzata in questo caso ha bisogno di uno schema settimanale appeso con tutti questi orari fissi, così ha sempre la situazione sott'occhio.
Lo schema può essere una lavagnetta bianca di quelle coi pennarelli o un foglio, oppure una pagina di queste agende qui strappata e riempita con i vari impegni. Meglio ancora, copiare le idee delle foto sottostanti, con un uso creativo delle cornici multiple portafoto, e adoperando i pennarelli per lavagna sopra il vetro, oppure ancora servendosi dei post it dei colori che ci piacciono di più.

Nella settimana corrente quindi metterei solo cose diverse dal solito, cambiamenti di programma, cose in più (o in meno!). L'importante è che fili tutto liscio e che il sistema che abbiamo scelto ci rimanga comodo. Se la lavagnetta l'ho appesa nel ripostiglio e non la vedo mai, allora è inutile, oppure ho così poche cose da ricordare che non serve... insomma qui solo la diretta interessata sa cosa è meglio per lei, io faccio solo in modo che abbia una vasta gamma di scelte. E sulle mie bacheche di Pinterest c'è molto altro, sull'organizzazione di ogni stanza della casa e sull'arredamento, sulla moda, gattini, fotomodelli, tutto!!! Tra quattro righe arriva il link :)

Uno schema settimanale carino a vedersi, che arreda: 
(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize)

 
Vai al Pinterest di Nadia

In particolare - non sto a darvi tutti i riferimenti che da Pinterest arrivate a tutti i siti, il bello è proprio che ogni immagine conserva la sua origine e si può risalire al blog col testo e le spiegazioni - per le esigenze di una vita scandita da orari precisi e inderogabili, consiglierei queste soluzioni: 

(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize)

Lo spiraldex è molto interessante, adeguatamente colorato, permette di confrontare le giornate; poi abbiamo una grafica molto fresca per un layout che comprende vari aspetti della routine:

(vedi il mio Pinterest, bacheca How to Organize - Home organizzare casa)

Nel mio Pinterest dedicato all'organizzazione familiare - varie bacheche - ci sono tante idee per riuscire a organizzare (a ricordare!) tutto quanto. Altri schemi, per la lista della spesa, per le ricette, per tantissimi aspetti della vita da vera manager della casa. E aggiungo elementi in continuazione, per cui passate spesso a curiosare!


Spero che questo mio primo articolo sui planner vi sia piaciuto, poi torno con tante altre idee!!! 
Ciaoooo da Nadia Dreamer :)

                         

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